Сергеева Майя Васильевна - Сектор контроля и учета документов

I. Общие положения 

1.1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее – гражданская служба) заведующего сектором контроля и учета документов Управления делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – заведующий сектором) учреждается в Государственном Совете Чувашской Республики (далее также – Государственный Совет) с целью организации деятельности сектора контроля и учета документов Управления делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – сектор) в соответствии с Положением об Управлении делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики.

1.2. В соответствии с подразделом 3 раздела 2 Реестра должностей госу­дарственной гражданской службы Чувашской Республики, утвержденного Указом Президента Чувашской Республики от 1 сентября 2006 года № 73, должность заведующего сектором относится к категории "специалисты" ведущей группы должностей и имеет регистрационный номер (код) 2–3–3–13.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий):

сопровождение парламентской деятельности;

управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского слу­жащего:

сопровождение деятельности сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации;

сопровождение законопроектной работы;

обеспечение сохранности и государственный учет документов.

1.5. Заведующий сектором назначается на должность и освобождается от должности Руководителем Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – Руководитель Аппарата) и непосредственно подчиняется начальнику Управления делами – главному бухгалтеру Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – начальник Управления).

Заведующему сектором подотчетны работники сектора.

1.6. В период отсутствия заведующего сектором его обязанности распределяются начальником Управления, заместителем Руководителя Аппарата Го­сударственного Совета Чувашской Республики между работниками сектора.

II. Квалификационные требования 

Для замещения должности заведующего сектором устанавливаются базовые и профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен иметь высшее образование.

2.1.2. Для должности заведующего сектором требования к стажу гражданской службы или работы по специальности не устанавливаются.

2.1.3. Заведующий сектором должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

Конституции Российской Федерации;

Федеральных законов "О системе государственной службы Российской Федерации", "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции";

3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий:

а) знанием основ информационной безопасности и защиты информации, включая:

порядок работы со служебной информацией, служебной информацией ограниченного распространения, информацией с ограничительной пометкой "для служебного пользования" и сведениями, составляющими государственную тайну;

меры по обеспечению безопасности информации при использовании общесистемного и прикладного программного обеспечения, требования к надежности паролей;

порядок работы со служебной электронной почтой, а также правила использования личной электронной почты, служб "мгновенных" сообщений и социальных сетей, в том числе в части наличия дополнительных рисков и угроз, возникающих при использовании личных учетных записей на служебных средствах вычислительной техники (компьютерах);

основные признаки электронных сообщений, содержащих вредоносные вложения или ссылки на вредоносные сайты в информационно-телекомму­никационной сети "Интернет", включая "фишинговые" письма и спам-рас­сылки, умение корректно и своевременно реагировать на получение таких электронных сообщений;

требования по обеспечению безопасности информации при использовании удаленного доступа к информационным ресурсам государственного органа с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (включая сеть "Интернет"), в том числе с использованием мобильных устройств;

правила и ограничения подключения внешних устройств (флеш-нако­пители, внешние жесткие диски), в особенности оборудованных приемо-пере­дающей аппаратурой (мобильные телефоны, планшеты, модемы) к служебным средствам вычислительной техники (компьютерам);

б) знанием основных положений законодательства о персональных дан­ных, включая:

понятие персональных данных, принципы и условия их обработки;

меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах;

в) знанием общих принципов функционирования системы электронного документооборота, включая перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота;

г) знанием основных положений законодательства об электронной подписи, включая:

понятие и виды электронных подписей;

условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

основные знания и умения по применению персонального компьютера:

оперативно осуществлять поиск необходимой информации, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

работать со справочными нормативно-правовыми базами, а также государственной системой правовой информации "Официальный интернет-портал правовой информации" (pravo.gov.ru);

создавать, отправлять и получать электронные сообщения с помощью служебной электронной почты или иных ведомственных систем обмена электронными сообщениями, включая работу с вложениями;

работать с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, включая их создание, редактирование и форматирование, сохранение и печать;

работать с общими сетевыми ресурсами (сетевыми дисками, папками).

2.1.4. Умения гражданского служащего, замещающего должность заведующего сектором, должны включать общие умения:

мыслить системно;

планировать и рационально использовать служебное время;

достигать результата;

коммуникативные умения;

управлять изменениями;

руководить подчиненными;

эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение.

2.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования:

2.2.1 Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен иметь высшее образование по направлению подготовки: "государственное и муниципальное управление", "менеджмент" или иное направление подготовки (специальность), для которого законодательством Российской Федерации об образовании установлено соответствие указанным направлениям подготовки (специальностям), содержащееся в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

2.2.2. Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

Конституции Российской Федерации;

Федерального закона от 26 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

постановления Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Конституции Чувашской Республики;

Закона Чувашской Республики от 23 июля 2001 года № 37 "О Государственном Совете Чувашской Республики";

Закона Чувашской Республики от 27 марта 2012 года № 19 "О статусе депутата Государственного Совета Чувашской Республики";

Закона Чувашской Республики от 30 марта 2006 года № 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике";

Регламента Государственного Совета Чувашской Республики;

Положения о комитетах Государственного Совета Чувашской Республики седьмого созыва, утвержденного постановлением Государственного Совета Чувашской Республики от 29 сентября 2021 года № 10;

Положения об Аппарате Государственного Совета Чувашской Республики.

Инструкции по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики.

2.2.3. Иные профессиональные знания заведующего сектором должны включать знание:

особенностей правовой системы Российской Федерации, основных направлений ее развития;

вопросов управления и организации деятельности органов государственной власти;

основ организации труда, делопроизводства.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен обладать следующими профессиональными умениями:

выполнения задач по обеспечению деятельности Государственного Совета;

системного анализа сложных объектов и больших массивов информации;

квалифицированного планирования работы;

эффективного планирования рабочего времени;

работы с правовыми аналитическими системами, включая "Консультант Плюс", "Гарант", СОЗД (систему обеспечения законодательной деятельности).

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен обладать следующими функциональными знаниями:

норм делового общения и правил делового этикета;

порядка работы со служебной информацией;

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

аппаратного и программного обеспечения;

возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологи в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

квалифицированного планирования работы;

проведения анализа и обобщения информации;

эффективного планирования рабочего времени;

классификации моделей государственной политики;

задачи, сроков, ресурсов и инструментов государственной политики.

2.2.6. Гражданский служащий, замещающий должность заведующего сектором, должен обладать следующими функциональными умениями:

подготовки методических рекомендаций, разъяснений;

подготовки аналитических, информационных и других материалов.

III. Должностные обязанности 

3.1. Заведующий сектором должен:

исполнять основные обязанности гражданского служащего, установлен­ные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции", иными федеральными законами, и должностные обязанности, установленные настоящим должно­стным регламентом;

соблюдать ограничения, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Чувашской Республики в Государственном Совете Чувашской Республики.

3.2. Кроме того, исходя из задач и функций Государственного Совета заведующий сектором:

осуществляет руководство деятельностью сектора и обеспечивает выполнение стоящих перед ним задач и функций;

обеспечивает своевременный прием входящей корреспонденции, включая с грифом "Для служебного пользования";

осуществляет проверку наличия, комплектности и целостности вложений в пакетах, составляет соответствующий акт в случае повреждения документов или недостачи вложений;

обеспечивает контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики;

ведет учет, регистрацию поступающей корреспонденции, принимает участие в подготовке пакетов с документами и рассылке их депутатам Государственного Совета, другим адресатам;

вводит в базу данных программного комплекса "Делопроизводство" данные о поступающих в Государственный Совет документах, внутренних и исходящих документах, вводит поручения Руководства Государственного Совета по ним, ставит на контроль и снимает с контроля их исполнение;

создает электронные образцы документов, обеспечивает их ввод и хранение в электронном виде в соответствующих базах данных;

принимает электронные документы средствами электронной почты, своевременно доводит их до исполнителей;

ведет учет и ход выполнения распоряжений, поручений Председателя Государственного Совета и его заместителей, еженедельно готовит перечень контрольных документов;

принимает участие в работе экспертной комиссии Государственного Совета, определяющей ценность хранящихся в архиве документов;

принимает участие в работе комиссии, осуществляющей проверки наличия, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики;

ведет учет и регистрацию распоряжений Председателя Государственного Совета по основной деятельности и Руководителя Аппарата по основной деятельности, обеспечивает их рассылку;

поддерживает в актуальном состоянии электронную базу распоряжений Председателя Государственного Совета и Руководителя Аппарата по основной деятельности;

обеспечивает своевременное составление и введение в действие индексов подразделений Государственного Совета, сводной номенклатуры дел Государственного Совета;

организовывает изготовление бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики средствами оперативной полиграфии Государственного Совета;

ведет учет выдачи и списания бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики в специальном журнале;

обеспечивает соблюдение работниками сектора правил служебного распорядка, должностного регламента, порядка работы со служебной информацией;

осуществляет иные обязанности в пределах своих полномочий.

IV. Права 

4.1. Основные права заведующего сектором установлены статьей 14 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

4.2. Кроме того, заведующий сектором имеет право:

получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

вносить предложения начальнику Управления по совершенствованию работы сектора;

пользоваться в установленном порядке банками данных Государственного Совета;

осуществлять иные права, предоставляемые для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

V. Ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей 

5.1. Заведующий сектором несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за:

неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязан­ностей;

несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, нарушение запретов, установленных законодатель­ством Российской Федерации;

разглашение служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.

5.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, применяются следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы по пре­дусмотренным законодательством Российской Федерации основаниям.

5.3. За несоблюдение гражданским служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, налагаются следующие взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы в связи с утратой представителем нанимателя доверия к граж­данскому служащему.

VI. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения 

6.1. Вопросы, по которым заведующий сектором вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

распределение обязанностей между специалистами отдела;

запрос в установленном порядке у структурных подразделений Аппара­та Государственного Совета информации и документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6.2. Вопросы, по которым заведующий сектором обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

планирование и организация работы сектора;

подготовка отзывов на работников сектора;

исполнение соответствующих документов по вопросам, отнесенным к компетенции сектора.

VII. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений  

7.1. Заведующий сектором вправе участвовать при подготовке проектов управленческих и иных решений по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

7.2. Заведующий сектором обязан участвовать при подготовке проектов локальных нормативных правовых актов, входящих в компетенцию сектора.

VIII. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений 

Заведующий сектором осуществляет подготовку, рассмотрение проектов управленческих решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с Регламентом Государственного Совета Чувашской Республики и Инструкцией по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики.

IX. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями 

9.1. Заведующий сектором осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими в Аппарате Государственного Совета в связи с исполнением своих должностных обязанностей в следующем порядке:

получает документы и запрашивает информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей;

готовит документы, связанные с задачами и функциями сектора и функ­циональными особенностями замещаемой должности.

9.2. Заведующий сектором осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими иных государственных органов в связи с исполнением своих должностных обязанностей в следующем порядке: запрашивает информацию, документы из иных государственных органов, необходимые для исполнения им должностных обязанностей.

9.3. Заведующий сектором осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей в следующем порядке:

готовит проекты писем, справок на запросы и обращения, поступающие от граждан и организаций, в пределах своих полномочий;

запрашивает информацию, документы от граждан и организаций, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

X. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа 

Заведующий сектором государственные услуги не оказывает.

XI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности заведующего сектором оцениваются по качественному и своевре­менному выполнению служебных обязанностей; своевременному составлению документов, связанных с работой сектора, правильностью их оформления; отсутствию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, нару­шений служебной дисциплины, правил охраны труда и пожарной безопасности.