Павлова Алевтина Николаевна - Сектор контроля и учета документов

I. Общие положения 

1.1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее – гражданская служба) ведущего специалиста 1 разряда сектора контроля и учета документов Управления делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – ведущий специалист 1 разряда) учреждается в Государственном Совете Чувашской Республики (далее также – Государственный Совет) с целью обеспечения деятельности сектора контроля и учета документов Управления делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – сектор) в соответствии с Положением об Уп­равлении делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики.

1.2. В соответствии с подразделом 3 раздела 2 Реестра должностей госу­дарственной гражданской службы Чувашской Республики, утвержденного Указом Президента Чувашской Республики от 1 сентября 2006 года № 73, должность ведущего специалиста 1 разряда относится к категории "обеспечивающие специалисты" ведущей группы должностей и имеет регистрационный номер (код) 2–4–3–17.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий):

сопровождение парламентской деятельности;

управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского слу­жащего:

сопровождение деятельности сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации;

обеспечение сохранности и государственный учет документов;

комплектование и документационное обеспечение управления.

1.5. Ведущий специалист 1 разряда назначается на должность и освобождается от должности Руководителем Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – Руководитель Аппарата) и непосредственно подчиняется заведующему сектором контроля и учета документов Управ­ления делами Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – заведующий сектором).

1.6. В период отсутствия ведущего специалиста 1 разряда его обязанности распределяются заведующим сектором между работниками сектора.

II. Квалификационные требования 

Для замещения должности ведущего специалиста 1 разряда устанавливаются базовые и профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специалиста 1 разряда, должен иметь высшее образование.

2.1.2. Для должности ведущего специалиста 1 разряда квалификационные требования к стажу гражданской службы не предъявляются.

2.1.3. Ведущий специалист 1 разряда должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знанием основ:

Конституции Российской Федерации;

федеральных законов "О системе государственной службы Российской Федерации", "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции";

3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникацион­ных технологий:

а) знанием основ информационной безопасности и защиты информации, включая:

порядок работы со служебной информацией, служебной информацией ограниченного распространения, информацией с ограничительной пометкой "для служебного пользования" и сведениями, составляющими государственную тайну;

меры по обеспечению безопасности информации при использовании общесистемного и прикладного программного обеспечения, требования к надежности паролей;

порядок работы со служебной электронной почтой, а также правила использования личной электронной почты, служб "мгновенных" сообщений и социальных сетей, в том числе в части наличия дополнительных рисков и угроз, возникающих при использовании личных учетных записей на служебных средствах вычислительной техники (компьютерах);

основные признаки электронных сообщений, содержащих вредоносные вложения или ссылки на вредоносные сайты в информационно-телеком­му­никационной сети "Интернет", включая "фишинговые" письма и спам-рас­сылки, умение корректно и своевременно реагировать на получение таких электронных сообщений;

требования по обеспечению безопасности информации при использова­нии удаленного доступа к информационным ресурсам государственного органа с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (включая сеть "Интернет"), в том числе с использованием мобильных устройств;

правила и ограничения подключения внешних устройств (флеш-накопи­тели, внешние жесткие диски), в особенности оборудованных приемо-пере­дающей аппаратурой (мобильные телефоны, планшеты, модемы) к служебным средствам вычислительной техники (компьютерам);

б) знанием основных положений законодательства о персональных данных, включая:

понятие персональных данных, принципы и условия их обработки;

меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах;

в) знанием общих принципов функционирования системы электронного документооборота, включая перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота;

г) знанием основных положений законодательства об электронной подписи, включая:

понятие и виды электронных подписей;

условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью;

4) основными знаниями и умениями по применению персонального компьютера:

оперативно осуществлять поиск необходимой информации, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

работать со справочными нормативно-правовыми базами, а также государственной системой правовой информации "Официальный интернет-портал правовой информации" (pravo.gov.ru);

создавать, отправлять и получать электронные сообщения с помощью служебной электронной почты или иных ведомственных систем обмена электронными сообщениями, включая работу с вложениями;

работать с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, включая их создание, редактирование и форматирование, сохранение и печать;

работать с общими сетевыми ресурсами (сетевыми дисками, папками).

2.1.4. Умения гражданского служащего, замещающего должность веду­щего специалиста 1 разряда, должны включать:

аналитические умения;

организационные умения;

достигать результата;

мыслить системно;

планировать и рационально использовать служебное время;

коммуникативные умения;

ориентированность на результат.

2.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования:

2.2.1. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специа­листа 1 разряда сектора, должен иметь высшее образование по направлению подготовки (специальности): "государственное и муниципальное управление", "менеджмент", "экономика" либо "юриспруденция" или иное направление подготовки (специальность), для которого законодательством Российской Федерации об образовании установлено соответствие указанным направлениям подготовки (специальностям), содержащееся в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

2.2.2. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специа­листа 1 разряда, должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

Конституции Российской Федерации;

Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федерального закона от 26 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

постановления Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку­ментов";

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

Конституции Чувашской Республики;

Закона Чувашской Республики от 23 июля 2001 года № 37 "О Государственном Совете Чувашской Республики";

Закона Чувашской Республики от 27 марта 2012 года № 19 "О статусе депутата Государственного Совета Чувашской Республики";

Положения о комитетах Государственного Совета Чувашской Республики седьмого созыва, утвержденного постановлением Государственного Совета Чувашской Республики от 29 сентября 2021 года № 10;

Положения об Аппарате Государственного Совета Чувашской Республики;

Инструкции по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики, утвержденной распоряжением Председателя Государственного Совета Чувашской Республики от 26 декабря 2012 года № 1063.

2.2.3. Иные профессиональные знания ведущего специалиста 1 разряда должны включать знание:

особенностей правовой системы Российской Федерации, основных направлений ее развития;

вопросов управления и организации деятельности органов государственной власти;

основ организации труда, делопроизводства;

правил охраны труда и противопожарной безопасности;

организации прохождения гражданской службы;

взаимодействия с государственными органами, органами местного само­управления, организациями и гражданами.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специа­листа 1 разряда, должен обладать следующими профессиональными умениями:

выполнения задач по обеспечению деятельности Государственного Совета;

практического применения знаний законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики в определенной должностными обязанностями аналитической деятельности;

работы с правовыми аналитическими системами, включая "Гарант", "Консультант Плюс" и Автоматизированную систему обеспечения законодательной деятельности;

выполнения поставленных руководством задач;

решения задач, требующих наличия аналитического мышления;

систематизации информации, работы со служебными документами, разработки проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем.

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специа­листа 1 разряда, должен обладать следующими функциональными знаниями:

норм делового общения и правил делового этикета;

порядка работы со служебной информацией;

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

аппаратного и программного обеспечения;

возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

квалифицированного планирования работы;

практического применения нормативных правовых актов;

проведения анализа и обобщения информации;

эффективного планирования рабочего времени;

классификации моделей государственной политики;

задач, сроков, ресурсов и инструментов государственной политики.

2.2.6. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специа­листа 1 разряда, должен обладать следующими функциональными умениями:

приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции;

комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

выдачи архивных справок;

составления номенклатуры дел;

владения компьютерной и другой оргтехникой, работы с необходимым программным обеспечением;

работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи;

систематического повышения своей квалификации;

работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью "Интернет";

работы в операционной системе;

управления электронной почтой;

работы в текстовом редакторе;

работы с электронными таблицами;

подготовки презентаций;

использования графических объектов в электронных документах;

работы с базами данных.

III. Должностные обязанности 

3.1. Ведущий специалист 1 разряда должен:

исполнять основные обязанности гражданского служащего, установлен­ные федеральными законами "О государственной гражданской службе Рос­сийской Федерации", "О противодействии коррупции", иными федеральными законами, и должностные обязанности, установленные настоящим должностным регламентом;

соблюдать ограничения, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и ины­ми нормативными правовыми актами;

соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Чувашской Республики в Аппарате Государственного Совета Чувашской Республики.

3.2. Кроме того, исходя из задач и функций Государственного Совета ведущий специалист 1 разряда:

обеспечивает сохранность дел в архиве Государственного Совета в соответствии с действующими инструкциями и правилами;

ведет учет документов, хранящихся в архиве;

составляет график приема дел из комитетов и структурных подразделений Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – Аппарат);

принимает по соответствующим описям из комитетов Государствен­ного Совета, структурных подразделений Аппарата законченные делопроизводством документы, формирует их в установленном порядке в дела;

составляет описи дел Государственного Совета постоянного хранения и по личному составу;

составляет паспорт архива Государственного Совета;

готовит совместно с заведующим сектором и работниками подразделений Аппарата сводную номенклатуру дел Государственного Совета для введения в действие с нового календарного года;

обеспечивает своевременное составление и введение в действие индексов подразделений Государственного Совета;

отбирает для уничтожения в соответствии с номенклатурой дел документы с истекшими сроками хранения;

отбирает документы для сдачи в Государственный архив Чувашской Республики на постоянное хранение;

принимает участие в работе экспертной комиссии Государственного Совета, определяющей ценность хранящихся в архиве документов;

выдает из архива Государственного Совета документы для временного пользования, а с разрешения начальника Управления делами – главного бухгалтера Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – начальник Управления) – необходимые копии и справки;

инструктирует работников Аппарата по вопросам формирования дел и хранения документов;

участвует в регистрации входящей и направлении исходящей корреспон­денции;

участвует в рассылке документов Государственного Совета в электрон­ном виде;

проставляет порядковые номера на бланках документов Государствен­ного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Респуб­лики;

осуществляет иные обязанности в пределах своих полномочий.

IV. Права 

4.1. Основные права ведущего специалиста 1 разряда установлены статьей 14 Федерально­го закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

4.2. Кроме того, ведущий специалист 1 разряда имеет право:

участвовать в рассмотрении вопросов, касающихся деятельности сектора;

получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

вносить предложения по усовершенствованию работы сектора, связанной с выполнением должностных обязанностей;

в составе соответствующей комиссии проводить проверки ведения дело­производства в структурных подразделениях Аппарата;

требовать от работников Аппарата сдачи в архив в установленные сроки документов и дел, законченных делопроизводством;

не принимать на хранение документы и дела, оформленные без учета требований соответствующих инструкций и правил;

осуществлять иные права, предоставляемые для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

V. Ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей 

5.1. Ведущий специалист 1 разряда несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за:

неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязаннос­тей;

несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, нарушение запретов, установленных законодатель­ством Российской Федерации;

разглашение служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.

5.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, применяются следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы по пре­дусмотренным законодательством Российской Федерации основаниям.

5.3. За несоблюдение гражданским служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, налагаются следующие взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы в связи с утратой представителем нанимателя доверия к гражданскому служащему.

VI. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения 

6.1. Вопросы, по которым ведущий специалист 1 разряда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения: исполнение соответствующих документов по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

6.2. Вопросы, по которым ведущий специалист 1 разряда обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

составление графика приема дел из комитетов и структурных подразделений Аппарата;

подготовка паспорта архива Государственного Совета Чувашской Республики;

составление описей дел Государственного Совета Чувашской Республики постоянного хранения и по личному составу;

подготовка актов о выделении к уничтожению документов и дел, не под­лежащих хранению, и актов приема-передачи документов Государственного Совета Чувашской Республики на постоянное хранение в бюджетное учреж­дение Чувашской Республики "Государственный архив современной истории Чувашской Республики".

VII. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений 

Ведущий специалист 1 разряда вправе участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов Чувашской Республики по вопросам, входящим в компетенцию сектора.

VIII. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений 

Ведущий специалист 1 разряда осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики.

IX. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями 

9.1. Ведущий специалист 1 разряда осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими в Аппарате в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

по вопросам подготовки проектов правовых актов;

по вопросам выполнения поручений руководства в случае необходимос­ти получения дополнительной информации;

консультирует и информирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим должностным регламентом.

9.2. Ведущий специалист 1 разряда осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими иных государственных органов в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

по вопросам подготовки проектов правовых актов;

консультирует и информирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим должностным регламентом.

9.3. Ведущий специалист 1 разряда осуществляет служебное взаимодей­ствие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

консультирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим должностным регламентом;

готовит проекты писем;

направляет документы в организации и гражданам.

X. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа 

Ведущий специалист 1 разряда не оказывает государственные услуги.

XI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста 1 разряда оцениваются по:

качественной подготовке документов и соблюдению сроков исполнения документов, установленных законодательством либо резолюциями руководства, и устных поручений в рамках исполнения должностных обязанностей;

своевременному выполнению поручений Руководителя Аппарата, началь­ника Управления, заведующего сектором.